Rakennusurakan reklamaatio on kirjallinen ilmoitus, jolla tilaaja tai urakoitsija ilmoittaa toiselle osapuolelle havaitsemastaan sopimusrikkomuksesta, virheestä tai vaatimuksesta. Reklamaatio on välttämätön oikeudellinen askel, joka säilyttää reklamoivan osapuolen oikeudet ja estää niiden vanhentumisen. Alla käymme läpi, milloin reklamaatio pitää tehdä, mitä sen tulee sisältää ja miten se toimitetaan oikein.
Milloin reklamaatio on tehtävä rakennusurakassa?
Reklamaatio rakennusurakassa on tehtävä viivytyksettä sen jälkeen, kun virhe tai sopimusrikkomus on havaittu tai olisi pitänyt havaita. Rakennusurakan yleiset sopimusehdot YSE 1998 edellyttävät, että reklamaatio esitetään ilman aiheetonta viivytystä. Käytännössä tämä tarkoittaa muutamaa päivää tai enintään muutamaa viikkoa havainnosta.
Taloyhtiöiden ja kiinteistönomistajien kannalta on tärkeää ymmärtää, että reklamaatiovelvollisuus koskee useita eri tilanteita urakan aikana. Virheet rakennustyössä tulee reklamoida heti, kun ne havaitaan työmaan valvonnassa. Vastaanottotarkastuksessa havaitut puutteet kirjataan tarkastuspöytäkirjaan, mutta myös sen jälkeen ilmenevistä virheistä on reklamoitava erikseen ja ripeästi.
Takuuaikana, joka YSE 1998:n mukaan on pääsääntöisesti kaksi vuotta, reklamaatio on tehtävä ennen takuuajan päättymistä. Takuuajan jälkeen urakoitsija vastaa vain niin sanotuista törkeistä virheistä, joiden reklamoinnille on oma määräaikansa. Myöhästyminen reklamaatiossa voi johtaa siihen, että oikeus vaatia korjausta tai vahingonkorvausta menetetään kokonaan.
Mitä reklamaation tulee sisältää, jotta se on pätevä?
Pätevä urakkasopimuksen reklamaatio sisältää selkeän kuvauksen havaitusta virheestä tai sopimusrikkomuksesta, yksilöidyn vaatimuksen sekä viittauksen sopimuksen tai YSE 1998:n asianomaiseen kohtaan. Epämääräinen tai puutteellinen reklamaatio voi jättää oikeudet epäselviksi ja heikentää reklamoivan osapuolen asemaa myöhemmissä neuvotteluissa tai riidanratkaisussa.
Reklamaation keskeisiä sisältövaatimuksia ovat:
- Osapuolten yksilöinti: Reklamoivan ja reklamaation vastaanottavan osapuolen nimet, yhteystiedot ja urakan tunnistetiedot
- Virheen tai puutteen kuvaus: Tarkka ja konkreettinen kuvaus siitä, mistä virheestä on kyse ja missä se sijaitsee
- Havaitsemispäivämäärä: Milloin virhe havaittiin ja missä yhteydessä
- Vaatimus: Mitä reklamoiva osapuoli vaatii, esimerkiksi virheen korjaamista, hinnanalennusta tai vahingonkorvausta
- Sopimusperuste: Viittaus urakkasopimuksen tai YSE 1998:n kohtaan, johon vaatimus perustuu
- Dokumentaatio: Valokuvat, mittaustulokset tai muut liitteet, jotka tukevat reklamaatiota
Reklamaatio on syytä pitää asiatyyliltään neutraalina ja faktapohjaisena. Tunteenomainen tai epäselvä kieli heikentää reklamaation vaikutusta eikä palvele kiinteistönomistajan etua. Ammattimainen, täsmällinen ilmaisu osoittaa, että reklamoiva osapuoli on perehtynyt asiaan ja toimii sopimuksen mukaisesti.
Miten reklamaatio toimitetaan urakoitsijalle oikein?
Reklamaatio rakentamisessa tulee toimittaa kirjallisesti ja tavalla, josta jää todistettava jälki. Suositeltavin tapa on lähettää reklamaatio sähköpostilla ja pyytää kuittaus vastaanottamisesta, tai toimittaa se kirjattuna kirjeenä. Suullinen reklamaatio ei riitä, koska sen sisällöstä ja ajoituksesta voi syntyä myöhemmin kiistaa.
Reklamaatio osoitetaan urakkasopimuksessa nimetylle urakoitsijan edustajalle tai vastaavalle työnjohtajalle. Jos urakassa on nimetty erillinen yhteyshenkilö reklamaatioasioita varten, reklamaatio toimitetaan hänelle. Kopio on hyvä lähettää myös urakoitsijan yrityksen johdolle, jos kyse on merkittävästä virheestä.
Taloyhtiön hallituksen tai isännöitsijän kannattaa pitää reklamaatioista järjestelmällistä kirjanpitoa. Jokainen reklamaatio tulee arkistoida päivämäärineen, liitteineen ja mahdollisine vastauksineen. Tämä dokumentaatio on korvaamatonta, jos tilanne etenee riidanratkaisuun tai oikeudellisiin toimiin.
Mitä tapahtuu, jos urakoitsija ei reagoi reklamaatioon?
Jos urakoitsija ei reagoi reklamaatioon kohtuullisessa ajassa, tilaajalla on oikeus ryhtyä jatkotoimiin YSE 1998:n mukaisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa ensin kirjallista muistutusta, sitten mahdollisuutta teettää korjaustyö urakoitsijan kustannuksella tai siirtyä riidanratkaisumenettelyyn. Reagoimattomuus ei poista urakoitsijan vastuuta.
Ensimmäinen askel on lähettää kirjallinen muistutus, jossa asetetaan selkeä määräaika vastaukselle tai korjaustoimenpiteille. Muistutuksessa viitataan aiempaan reklamaatioon ja todetaan, että tilaaja ryhtyy jatkotoimiin, ellei urakoitsija reagoi asetettuun päivämäärään mennessä. Tämä kirjallinen muistutus on tärkeä dokumentti mahdollista myöhempää riidanratkaisua varten.
Jos urakoitsija edelleen laiminlyö reklamaation, tilaajalla on YSE 1998:n nojalla oikeus teettää korjaustyö toisen urakoitsijan toimesta ja laskuttaa kustannukset alkuperäiseltä urakoitsijalta. Ennen tätä on kuitenkin noudatettava sopimusehdoissa määriteltyjä menettelytapoja tarkasti, jotta tilaajan oma oikeusasema pysyy vahvana.
Viimesijaisena keinona on riidanratkaisu, joka rakennusurakassa tapahtuu tyypillisesti välimiesmenettelyssä YSE 1998:n 92 §:n mukaisesti. Välimiesmenettely on nopeampi ja ottaa rakennusalan erityispiirteet paremmin huomioon kuin yleinen tuomioistuinmenettely. Riidanratkaisuprosessissa kattava reklamaatiodokumentaatio on tilaajan tärkein työkalu.
Korjausrakentamishankkeissa reklamaatioiden hallinta on osa ammattitaitoista rakennuttamista. Me Misor-Rakenteella toimimme kiinteistönomistajien edunvalvojina ja varmistamme, että reklamaatiot tehdään oikeaan aikaan, oikeassa muodossa ja oikeille tahoille. Yli 30 vuoden kokemus ja satojen urakoiden tuntemus tarkoittaa, että osaamme tunnistaa tilanteet, joissa reklamaatio on välttämätön, ja toimia ripeästi asiakkaan edun suojaamiseksi. Tutustu valvontapalveluihimme tai katso kaikki palvelumme korjausrakentamishankkeisiin.
Jos taloyhtiöllänne tai kiinteistöllänne on käynnissä tai suunnitteilla korjaushanke ja haluatte varmistaa, että etunne on turvattu läpi prosessin, ota yhteyttä asiantuntijatiimiltämme. Keskustellaan hankkeestanne.